1 linkedin  4 youtube  3 facebook  2 slideshare  5 twitter  7 google plus    

O cliente do banco recebe um aviso da dívida em atraso que requer quitação imediata. Ele entra em contato e um funcionário muito atencioso propõe um acordo para pagar o saldo devedor em 12 parcelas com um belo abatimento e juros mínimos. O cliente recebe por e-mail os boletos e começa a pagar, religiosamente. 

arquivamento de e mails barracuda

 

Só que um ano após a quitação da dívida, o cliente recebe uma intimação para leiloar o bem deixando em garantia daquele débito que o cliente imaginara que estaria quitado há tempos. O que aconteceu?

Aquele funcionário aparentemente atencioso, na verdade cometeu uma fraude, um crime: desviou o pagamento daquele cliente emitindo e enviando boletos falsos por e-mail (e os boletos continham o logotipo do banco) ao mesmo tempo que alterou o endereço para evitar que os continuados avisos de que sansões seriam aplicadas nunca alarmassem a vítima.

Sem nenhum aviso do banco, e com os boletos pagos, o cliente teve que acionar a justiça para tentar valer seus direitos. Enquanto isto o estelionatário já estava longe, depois de ter repetido o processo centenas de vezes.

Será que práticas semelhantes podem estar ocorrendo em sua empresa? O que você poderia fazer para tentar coibir isto? A Tecnologia pode ajudar: com um sistema de arquivamento de e-mails com pesquisas automáticas e alarmes por termos escusos a segurança da informação da empresa ou a auditoria poderia ter descoberto e evitado a fraude, com economia de milhões.

O arquivamento de e-mails é 100% abrangente: todos os e-mails internos ou externos, enviados ou recebidos ficam armazenados. Nenhum administrador tem o poder de apagá-los e políticas podem ser aplicadas para retenções diferentes conforme assuntos, remetentes e destinatários: e-mails de diretores podem ser configurados para serem retidos por 10 anos, enquanto outros colaboradores, apenas 3.

Sistemas de backup de e-mail não são 100% abrangentes. Mesmo que você os programe para atuar frequentemente, por exemplo a cada 15 minutos, não é possível garantir que todo e qualquer e-mail fique guardado. O estelionatário poderia enviar e apagar imediatamente e estaria livre de ser pego. E isto pode estar acontecendo agora em sua empresa.

Além de coibir fraudes, sistemas de arquivamento de e-mails podem ser bons aliados para a produtividade dos colaboradores: levante a mão que não se lamentou por ter apagado um e-mail que se tornou essencial meses ou anos depois. E quem perdeu horas procurando entre arquivos PST antigos ou fitas de backup já ultrapassadas.

Sistemas de arquivamento de e-mails podem pesquisar por termos específicos em segundos, entre centenas de milhões de e-mails. Os usuários não se preocupariam em manter pesados arquivos de e-mails só para poder procurar por algo no futuro. E os PST então, verdadeiros pesadelos de muitos administradores, poderiam ser banidos completamente, sem remorsos.

Quer ver como funciona na prática? (1) Acesse http://archiver.barracuda.com/cgi-mod/index.cgi e faça o login como guest (este sistema tem mais de meio milhão de e-mails arquivados); (2) clique em SEARCH e faça uma busca por um termo bem específico, você pode usar, por exemplo: "Agenda - Nov 2.doc" mantenha as aspas para ser bem específico; (3) veja como o resultado aparece rápido; (4) repita a vontade para outros termos que desejar e veja todas as opções que busca avançada que você pode utilizar. E além desta interface web.

E por fim você ainda vai economizar com a redução de espaço para o seu servidor de arquivo. Quanto vale um disco ou uma gaveta a mais no seu Storage?

Um abraço e espero ver você lá.

# #